Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Ølstykke og Omegns Folkedanserforening
| Seneste ajourføring af dokumentet er 1. maj 2018 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Ansvarlig for databeskyttelse i Ølstykke og omegns Folkedanserorening | Formand Alice Johansen, Kastanievej 6, 3650 Ølstykke Kasserer Per Petersen, Østre Stationsvej 19, 2960 Rungsted Kyst |
|||
| Formål med behandling af data | Almen medlems-kommunikation | |||
| Indkaldelse til medlemsmøder og events | ||||
| Indkaldelse til generalforsamling | ||||
| Kontingentbetaling til foreningen | ||||
| Kontingentbetaling til Folkedans Danmark | ||||
| Søge tilskud fra kommunen | ||||
| Udbetale lønninger og godtgørelser | ||||
| Skatteindberetning | ||||
| Indhentelse af børneattest | ||||
| Hjælpere til Genbrugsgruppen | ||||
| Vi behandler følgende oplysninger | Navn | Oplysninger minus | ||
| Mailadresse | CPR-nummer opbe- | |||
| Telefonnummer | vares i medlems- | |||
| Postadresse | systemet | |||
| Fødselsdag | folkedansenseren.dk | |||
| CPR-nummer | kun i de tilfælde det er nødvendigt | (databehandleraftale | ||
| Indmeldelsesdato | på vej) | |||
| Vi behandler oplysninger om følgende | Medlemmer | ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer | ||
| Instruktører | alle ovennævnte oplysninger | |||
| ledere | alle ovennævnte oplysninger | |||
| Spillemænd | alle ovennævnte oplysninger | |||
| Bestyrelsesmedlemmer | alle ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer | |||
| Vi videregiver oplysningerne som følger | Navn, mailadresse, telefonnummer, postadresse | |||
| samt fødselsdag | videregives til Folkedans Danmark | DGI | ||
| Ovennævnte + CPR-nummer | videregives til SKAT ved udbetalinger | |||
| Ovennævnte + CPR-nummer | videregives til kommunen ved ansøgning om tilskud, | |||
| samt efter anmodning fra kommunen | ||||
| Ovennævnte + CPR-nummer | videregives til politiet ved indhentning af børneattester | |||
| Børneattester med anmærkning | videregives til formanden for Folkedans Danmark | |||
| Navn, telefonnummer,mailadresser | videregives til de/den person fra Ølstykke og Omegns | *Dataaftale | ||
| Folkedanserforening der forestår indkaldels af | ||||
| hjælpere til Genbrugsgruppen | ||||
| Navn, telefonnummer og mailadresser og | videregives til bestyrelsen i Ølstykke og | *Dataaftale | ||
| indmeldelsesdato, samt evt. fødselsdato | Omegns Folkedanserforening | |||
| Sletning af personoplysninger | Ovennævnte medlemsoplysninger | opbevares i op til 3 år | ||
| Oplysninger om ulønnede ledere, instruktører og | ||||
| spillemænd, der er ophørt med aktiviteten | opbevares i op til 1 år | |||
| Oplysninger om lønnede ledere, instruktører og | ||||
| spillemænd, der er ophørt med aktiviteten | opbevares i op til 5 år efter arbejdets ophør | |||
| Børneattestoplysninger | opbevares så længe personen fungerer i sit virke | |||
| Opbevaring af personoplysninger | Alle medlemsoplysninger samt alle oplysninger om | opbevares på kasserens computer, som er sikret | ||
| bestyrelsesmedlemmer, ledere, instruktører og | med et password, som kun kendes af kasseren | |||
| spillemænd | ||||
| Ringbind med bilag indeholdende de nævnte oplysninger | ||||
| opbevares i et aflåst skab hos kasseren | ||||
| Reaktion på brud på datasikkerheden | Kasserens computer | skulle denne blive stjålet eller hacket eller på anden | ||
| måde blive kompromitteret, kontakter vi straks | ||||
| Folkedans Danmark og drøfter eventuel anmeldelse | ||||
| til politiet og til Datatilsynet. | ||||
| Ringbind med bilag indeholdende ovennævnte | Skulle indholdet blive stjålet eller kompromitteret, | |||
| oplysninger om medlemmer, bestyrelsesmedlemmer, | helt eller delvist, kontakter vi straks Folkedans | |||
| ledere, instruktører og spillemænd | Danmark og drøfter eventuel anmeldelse til | |||
| politiet og til Datatilsynet. | ||||
* Dataaftalerne indeholder regler for brug og opbevaring af persondata. Ved digital opbevaring på PC med password, ved opbevaring i ringbind i aflåst skab. Persondata må kun bruges i forbindelse med bestyrelses arbejde, hhv arbejde i Genbrugsgruppen, og persondata må ikke videregives.